Maison Collective hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij concreet uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden en op welke grondslag, van wie wij gegevens ontvangen, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten je hebt.
Maison Collective | Real Estate is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van haar dienstverlening worden verwerkt. Maison Collective | Real Estate Eigenaar: Claire Krechting Van Eeghenstraat 58-3 1071 GJ Amsterdam KvK: 42152451 E-mail: [email protected] Telefoon: +31 6 21 21 73 16 Website: maisoncollective.nl
1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
- Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens van onder meer:
- potentiële opdrachtgevers en personen die een aanvraag of intake doen;
- opdrachtgevers en mede-aanvragers;
- garantstellers, voor zover hun gegevens nodig zijn voor een kandidaatstelling;
- contactpersonen bij werkgevers of ondernemingen wanneer verificatie noodzakelijk is;
- andere personen van wie gegevens rechtmatig onderdeel uitmaken van het aanhuur- of kandidaatdossier.
2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
- Afhankelijk van jouw situatie en het stadium van het aanhuurtraject verwerkt Maison Collective de volgende categorieën persoonsgegevens:
- identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en nationaliteit;
- gegevens over huishouden, huidige woonsituatie, woonwensen en zoekprofiel;
- gegevens over werk, studie, onderneming, inkomen, vermogen en financiële draagkracht;
- werkgevers- en verificatiegegevens;
- kandidaatdocumentatie, zoals arbeidsovereenkomst, werkgeversverklaring, loonstroken, inkomens- of vermogensbewijs en, wanneer noodzakelijk, een kopie van een identiteitsdocument;
- gegevens van een garantsteller wanneer een garantstelling onderdeel is van de kandidaatstelling;
- informatie over bezichtigingen, woningvoorkeuren, kandidaatstellingen, huurvoorstellen, akkoordverklaringen en de totstandkoming van een huurovereenkomst;
- correspondentie via e-mail, telefoon en WhatsApp;
- factuur-, betaal- en administratieve gegevens;
- technische websitegegevens voor zover deze via maisoncollective.nl worden verwerkt. Maison Collective verwerkt niet méér persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Maison Collective koppelt iedere verwerking aan een concreet doel en een geldige grondslag onder de AVG. Doel van de verwerking Grondslag Contactaanvraag beantwoorden, intake uitvoeren en beoordelen of Maison Collective een opdracht kan aannemen. Noodzakelijk voor maatregelen op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Zoekprofiel opstellen, woningen zoeken/selecteren, bezichtigingen organiseren en het aanhuurtraject uitvoeren. Uitvoering van de overeenkomst. Kandidaatdossier beoordelen en samenstellen en noodzakelijke gegevens aan een verhuurpartij verstrekken. Uitvoering van de overeenkomst en, waar passend, maatregelen voorafgaand aan of noodzakelijk voor de beoogde huurovereenkomst. Na expliciet akkoord een kandidaatstelling of huurvoorstel indienen en daarover communiceren. Uitvoering van de overeenkomst met Maison Collective en de door opdrachtgever gegeven opdracht/volmacht. Facturatie, boekhouding en fiscale administratie. Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen. Bewaren van een beperkt bewijsdossier, behandelen van klachten of geschillen en bescherming van rechtsposities. Gerechtvaardigd belang, voor zover de belangen of fundamentele rechten van betrokkenen niet zwaarder wegen. Beveiliging van systemen en bedrijfsvoering. Gerechtvaardigd belang in een veilige en betrouwbare bedrijfsvoering. Verwerkingen waarvoor de wet toestemming vereist. Toestemming. Toestemming kan worden ingetrokken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
4. Doeleinden en wettelijke grondslagen
Maison Collective ontvangt persoonsgegevens in de eerste plaats rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via een contactaanvraag, intake, Application Form, documentupload, e-mail, WhatsApp of tijdens het aanhuurtraject. Daarnaast ontvangt Maison Collective, voor zover dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, gegevens van een mede- aanvrager, garantsteller, werkgever of diens contactpersoon, verhuurder, verhuurmakelaar, vastgoedbeheerder of andere rechtstreeks bij een kandidaatstelling betrokken partij. Wanneer gegevens niet rechtstreeks van jou afkomstig zijn, gebruikt Maison Collective deze uitsluitend voor het doel waarvoor zij in het kader van het aanhuurtraject zijn ontvangen.
5. Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?
Voor een kandidaatstelling deelt Maison Collective uitsluitend de gegevens en documenten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn met partijen die rechtstreeks bij het aanhuurproces betrokken zijn, zoals verhuurders, verhuurmakelaars, vastgoedbeheerders en vertegenwoordigers van de verhuurder. Voor haar bedrijfsvoering gebruikt Maison Collective daarnaast dienstverleners voor onder meer e-mail, cloudopslag, communicatie, hosting en boekhouding. Dit betreft op dit moment onder andere Microsoft 365 / Outlook / OneDrive / SharePoint, WhatsApp Business, Hostnet en e-Boekhouden.nl. Een CRM-systeem wordt pas aan deze verklaring en het interne verwerkingsregister toegevoegd wanneer dit daadwerkelijk in gebruik wordt genomen. Maison Collective verkoopt persoonsgegevens niet.
6. Kandidaatsdossiers en delen met derden
Kandidaat-, inkomens- en identiteitsdocumenten worden alleen verwerkt wanneer zij noodzakelijk zijn voor beoordeling of kandidaatstelling voor een concrete huurwoning. Gevoelige documenten worden aangeleverd en opgeslagen via het door Maison Collective aangewezen beveiligde kanaal, in beginsel de daarvoor ingerichte OneDrive/SharePoint-omgeving. Maison Collective vraagt klanten deze documenten niet via reguliere e-mail of WhatsApp te versturen. Een BSN wordt niet als zelfstandig gegeven geregistreerd en wordt niet bewaard wanneer dit niet noodzakelijk is. Wanneer een identiteitsdocument voor een kandidaatstelling nodig is, wordt waar mogelijk gevraagd het BSN en andere niet-noodzakelijke gegevens af te schermen voordat het document wordt gedeeld. Maison Collective gebruikt gevoelige kandidaatdocumentatie niet voor andere doeleinden dan waarvoor deze is verzameld.
7. Identiteits-, inkomens- en financiële documenten
Maison Collective hanteert per categorie gegevens een bewaartermijn die aansluit op het doel van de verwerking: Categorie Bewaartermijn / beleid Contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden Niet langer dan noodzakelijk voor opvolging van de aanvraag; daarna worden de gegevens verwijderd of geminimaliseerd, tenzij een concrete reden voor langere bewaring bestaat. Bedrijfs- en fiscale administratie In beginsel 7 jaar voor zover de wettelijke fiscale bewaarplicht van toepassing is. Contractueel en juridisch bewijsdossier Alleen relevante stukken worden bewaard zolang daarvoor een concrete gerechtvaardigde administratieve of juridische noodzaak bestaat. Zodra die noodzaak vervalt, worden gegevens verwijderd of geminimaliseerd. Gevoelige kandidaatdocumentatie Wordt na afronding van het traject verwijderd zodra deze niet meer noodzakelijk is. Maison Collective bewaart deze documenten niet automatisch als onderdeel van het blijvende klantdossier. Gegevens bij een concreet of redelijkerwijs voorzienbaar geschil Worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor behandeling en onderbouwing van het geschil en de daarmee samenhangende rechtspositie. Na afronding van een aanhuurtraject wordt het dossier opgeschoond. Identiteitsdocumenten, loonstroken, werkgeversverklaringen, arbeidsovereenkomsten, bank- en vermogensdocumentatie en vergelijkbare gevoelige stukken worden verwijderd zodra daarvoor geen concrete noodzaak meer bestaat. Tijdelijke of dubbele kopieën, bijvoorbeeld in Downloads of e- mailbijlagen, worden eveneens verwijderd wanneer zij niet meer nodig zijn.
8. Bewaartermijnen
Maison Collective gebruikt hoofdzakelijk leveranciers die diensten binnen de Europese Economische Ruimte aanbieden, maar bij bepaalde leveranciers kunnen persoonsgegevens in beperkte gevallen buiten de EER worden verwerkt of toegankelijk zijn. Microsoft hanteert voor relevante Europese clouddiensten de EU Data Boundary, waarmee opslag en verwerking in de EU/EVA in belangrijke mate wordt begrensd. In specifieke situaties kunnen beperkte gegevensstromen of toegang buiten deze grens plaatsvinden, bijvoorbeeld voor beveiliging, ondersteuning of dienstverlening. WhatsApp Business wordt in de Europese regio aangeboden door WhatsApp Ireland. In het kader van de wereldwijde dienstverlening kunnen gegevens buiten de EER, waaronder naar de Verenigde Staten, worden doorgegeven. WhatsApp gebruikt daarvoor erkende doorgiftemechanismen, waaronder waar toepasselijk het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen. Hostnet geeft aan dat de meeste gegevens binnen de EU worden opgeslagen en dat bij doorgifte buiten de EER passende waarborgen worden gebruikt, zoals standaardcontractbepalingen. Voor e-Boekhouden.nl gebruikt Maison Collective de dienst voor facturatie en financiële administratie en houdt Maison Collective de toepasselijke verwerkers- en privacyvoorwaarden actueel. Wanneer Maison Collective een nieuwe leverancier of een CRM-systeem in gebruik neemt, wordt vooraf beoordeeld waar persoonsgegevens worden verwerkt en welke AVG-waarborgen voor eventuele doorgifte buiten de EER gelden.
9. Verwerking en doorgifte buiten de EER
Maison Collective neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Daaronder vallen onder meer het gebruik van zakelijke accounts, sterke en unieke wachtwoorden, multifactorauthenticatie waar beschikbaar, toegangsbeperking tot klantgegevens, beveiligde apparaten, beveiligde cloudopslag en periodieke opschoning van klant- en kandidaatdossiers.
10. Beveiliging
Maison Collective gebruikt e-mail en WhatsApp voor praktische communicatie en, waar passend, voor vastlegging van akkoordverklaringen. Gevoelige kandidaatdocumenten worden niet via deze kanalen opgevraagd wanneer daarvoor het beveiligde documentportaal beschikbaar is. Houd er rekening mee dat de aanbieders van deze communicatiediensten persoonsgegevens verwerken overeenkomstig hun eigen voorwaarden en privacyinformatie.
11. E-mail en WhatsApp
Via maisoncollective.nl worden persoonsgegevens verwerkt wanneer je zelf gegevens via de website verstrekt en voor zover technische gegevens noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website. Voor het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken geldt de afzonderlijke Cookieverklaring van Maison Collective.
12. Website en cookies
Afhankelijk van de omstandigheden heb je onder de AVG recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en - wanneer van toepassing - dataportabiliteit. Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming intrekken. Een privacyverzoek kan worden gestuurd naar [email protected]. Maison Collective kan aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om jouw identiteit vast te stellen. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Jouw privacyrechten
Maison Collective houdt deze privacyverklaring en het interne verwerkingsregister actueel. De verklaring wordt aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen, categorieën persoonsgegevens, doeleinden, ontvangers of toepasselijke regelgeving structureel wijzigen. De meest actuele openbare versie wordt gepubliceerd op maisoncollective.nl.
14. Wijzigingen
Vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar: Maison Collective | Real Estate E-mail: [email protected] Telefoon: +31 6 21 21 73 16 Website: maisoncollective.nl